個資告知事項產生器　操作手冊

01快速開始

依序完成五個步驟，右側（手機為「預覽與輸出」分頁）會即時產生草稿，最後選擇複製或下載。全程在瀏覽器內運算，輸入內容不會上傳。

02畫面導覽（桌機）

畫面寬度大於 1000 像素時，填寫區與預覽區左右並排，預覽區隨捲動固定於畫面。

1. 1
   版次標籤顯示工具版次與更新日；點選開啟改版歷程與法規依據。
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   工具列暫存草稿、圖解操作手冊、快速說明、匯出／匯入設定、清除重填。
3. 3
   步驟鈕可直接跳至任一步驟；已完成步驟以綠色數字標示。
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   填寫區目前步驟的欄位與提示，底部有「上一步／下一步」。
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   檢核標籤法規基準與第 8 條第 1 項六款完成狀態，綠色勾選為已具備。
6. 6
   輸出鈕複製文字、複製 HTML、列印／PDF、下載 Word。
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   即時預覽任何欄位變更立即反映，內容即為輸出結果。

03手機操作

手機與平板改為上下切換的兩個分頁，功能與桌機相同。操作鈕與輸出鈕固定在螢幕底部，不需捲動即可點選。

04步驟 1　機關屬性

1. 1
   機關（公司）全銜（必填）填寫登記全銜。工具會檢核簡稱、「（股）」等簡寫、佔位文字與「台／臺」用字，並依名稱推定機關類型。
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   機關類型非公務機關援引第 19、20 條；公務機關援引第 15、16、17 條。名稱與類型不一致時，提示框提供一鍵修正。
3. 3
   法規適用基準對外使用建議「現行有效條文」；「114 年修正條文」供施行前預備，差異見法規適用基準。
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   目的事業主管機關列出 19 個中央目的事業主管機關及「行政院（公務機關適用）」；未受特別辦法規範者選「不適用」。
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   實際適用之辦法勾選實際適用者，旁邊「條文↗」連至全國法規資料庫。未勾選時，文件列出全部辦法並加註提醒。

05步驟 2　蒐集情境

1. 1
   蒐集性質「一般性蒐集」用於經常性業務；「特定活動蒐集」須填活動名稱，名稱會帶入標題，利用期間預設改為活動期間。
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   業務情境通用型、人資型、行銷型、特定產業共 15 種。勾選後自動帶入建議的特定目的與資料類別，並開啟對應附加條款（如電子報開啟行銷利用）。

06步驟 3　資料範圍

1. 1
   特定目的篩選輸入關鍵字或代號（如「行銷」「069」），共 182 項。
2. 2
   只看已選僅顯示已勾選項目，便於覆核。
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   個人資料類別篩選C001～C134。紅色代號為第 6 條特種個資，勾選後出現但書提示，文件自動加入「特種個人資料之蒐集」段落。
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   列出範例內容勾選後，文件中各類別附上法定範例（如 C001 之姓名、電話）。

07步驟 4　利用範圍

1. 1
   利用期間依法令保存年限、至特定目的消失、契約存續期間、活動期間或自訂。
2. 2
   利用地區臺灣地區、含境外委外或雲端所在地、全球或自訂。
3. 3
   利用對象與方式已內建基本對象與方式，僅需補充貴機關特有者。
4. 4
   附加情形行銷利用、委外處理、國際傳輸、涉及未成年人、間接蒐集、Cookie、場所影像監視；勾選國際傳輸或間接蒐集時，須再填國家地區或資料來源。

08步驟 5　機關資訊與版次

1. 1
   個資保護窗口與聯絡方式窗口、電話、電子郵件至少填一項，第 5 款才算完成。
2. 2
   權利行使管道可複選，並可自行輸入其他管道；至少須提供一種。
3. ＋
   機關（公司）Logo（選用，v2.1 新增）位於權利行使管道下方。上傳 PNG、JPG、WebP 或 SVG 後，可選「頁首左側」（每頁）或「標題上方」（首頁）；Logo 會出現在預覽、列印與 Word，複製文字與 HTML 片段不含 Logo。圖檔不會上傳。
4. 3
   修訂紀錄表最後一列為本版的版次、日期與修訂說明；上方各列為前版紀錄。
5. 4
   新增前版紀錄補登過去的版次；每列右側「×」可刪除。
6. 5
   以本版為基礎建立新版次本版移入紀錄，版次自動遞增（1.0 → 1.1），日期改為當日。取消勾選「於文件末列出修訂紀錄」則文件不列附表。

09預覽與輸出

1. 1
   待填處黃底虛線文字（如【請填寫聯絡窗口、電話與電子郵件】）表示尚未填寫。點選即跳回對應欄位；全部補齊後，輸出內容即無待填處。

四種輸出方式

Word 檔名格式為 機關全銜_蒐集個人資料告知事項_v版次_日期.docx。iPhone 若複製失敗，請改用「下載 Word」。

10文件改版

改版時以「匯出設定 → 匯入設定 → 建立新版次」延續前版內容，修訂紀錄自動累積。

1. 首次完成後匯出設定按工具列「匯出設定」，保存 .json 設定檔，建議與 Word 檔一併歸檔。
2. 需要改版時匯入開啟產生器，按「匯入設定」並選取該檔。
3. 選擇建立新版次對話框按「確定」：本版移入修訂紀錄、版次遞增、日期改為當日，並跳至步驟 5；按「取消」則維持原版次繼續編輯。
4. 修改內容並填寫修訂說明於步驟 5 本版列填寫修訂說明（如「配合新增電子報調整特定目的」）。
5. 重新輸出並再次匯出設定下載 Word 或複製後，再匯出一次設定供下次改版使用。

在本裝置暫存草稿

勾選後，內容自動保存在這台裝置的瀏覽器，重新開啟頁面時自動載入；取消勾選即清除。此功能預設關閉，不跨裝置同步，共用或公用電腦請勿啟用。「清除重填」會清空所有欄位。

11法規適用基準

個資法已於 114 年 11 月 11 日修正公布，修正條文施行日期由行政院定之；截至 2026-10-14，全國法規資料庫仍標示「最後生效日期：未定」，因此工具預設採現行有效條文。

版次與法規依據查詢

對話框列出工具版次、發布日期、法規基準日、所依據之法規版本（個資法、施行細則、特定目的及個人資料類別、各主管機關安全維護辦法）及歷次改版內容。產出文件末的工具註記也會載明這些資訊，方便日後追溯。

12常見問題

13手冊修訂紀錄